La importancia del Diseño de Puestos y su relación con el Análisis y Descripción de Puestos

La importancia del Diseño de Puestos y su relación con el Análisis y Descripción de Puestos

Sistema de Universidad Abierta y Educación a Distancia

Facultad de Estudios Superiores Iztacala

Asignatura: 

Psicología Teórica de Elección II 

[Grupo: 9751]

Grupo G, Integrantes: 

• Rafael Castañeda Pérez
• Araceli Sandoval Corona

¿Qué entendemos por puesto ? 

Un puesto esta ligado a una tarea, obligación y función. Chiavenato (2011) al respecto nos comenta:

• Tarea: es toda actividad individualizada, y realizada por el ocupante de un puesto. Por lo regular las tareas son labores repetitivas y simples. P/e: montar una pieza, hacer la rosca a un tornillo.

• Obligaciones: es toda actividad individualizada y realizada por el ocupante de un  puesto. Suele ser una actividad atribuida a puestos más diferenciados, las obligaciones son tareas  un poco más complejas, más mentales y menos físicas. P/e: elaborar una orden de servicio, emitir una requisición de materiales. 
• Función: son el conjunto de tareas u obligaciones, ejercidas de manera sistemática o reiterada por el ocupante de un puesto. Pueden realizarse por una persona que sin ocupar el puesto desempeñe provisional o definitivamente una función, para que un conjunto de obligaciones constituya una función es necesario que haya reiteración en su desempeño. 
  

Entonces podemos decir que un puesto es: un conjunto de funciones, con una posición definida en la estructura organizacional (organigrama), esta posición define las relaciones entre un puesto y los demás. 

El puesto esta compuesto por todas las actividades que desempeña una persona, así logra ocupar un lugar dentro del organigrama, que lo distingue del resto de los demás por la existencia de obligaciones y responsabilidades. La posición del puesto dentro de ese organigrama define su jerarquía y el departamento al que pertenece. 

Para diseñar un puesto es necesario establecer cuatro condiciones fundamentales:

1.  El conjunto de tareas u obligaciones que desempeña el ocupante 
2. ¿Cómo efectuar esas tareas/obligaciones?: métodos y procedimientos de trabajo
3. A quién reporta el ocupante del puesto (responsabilidad); establecer su relación con su jefatura
4. A quién supervisa o dirige el ocupante del puesto (autoridad), es decir su relación con sus subordinados

¿Cómo se diseñan los puestos?

El diseño de puestos es la especificación del contenido del puesto, los métodos de trabajo y las relaciones con los demás puestos, con la finalidad de satisfacer los requisitos tecnológicos, organizacionales, sociales, y personales de sus ocupantes.  Los puestos individuales en su conjunto forman unidades, departamentos y organizaciones.  (Chiavenato 2011)

Los puestos no son estables, para su diseño se deben cumplir con las exigencias y necesidades de las organizaciones, es decir los puestos tienden a evolucionar.

Existen modelos empleados para el diseño de puestos

Modelo clásico o tradicional para el diseño de puestos

Este modelo surge de la administración científica, dentro de sus premisas destaca:

1. El diseño del puesto es lógico y determinista, ya que se realiza sirviendo a la tecnología y a los procesos de producción, ya que bajo este esquema el hombre es solo un apéndice de la máquina un mero recurso productivo. La tecnología se establece como base para condicionar el diseño de los puestos, y un diseño es óptimo cuando atiende sus requerimientos. 
2. El trabajo se subdivide y es fragmentado para que cada persona realice una tarea simple y repetitiva, acorde al tiempo y a los ciclos de producción. En su conjunto el trabajo debe ser armonioso y coordinado 
3. Este tipo de diseño busca que no haya cambios, debido a la presunción de la estabilidad y duración a largo plazo del proceso productivo. 
4. El trabajo se mide con estudios de tiempo y movimientos, determinando así los tiempos promedios de realización, es decir se estandariza el tiempo. Este tiempo estándar representa el 100% de eficacia, para incrementar la eficiencia este tipo de diseño de puestos permite entregar premios de producción para quienes mejores el tiempo 

Este modelo permitía proyectar.

• Segmentar y fragmentar los puestos en tareas sencillas, repetitivas y de fácil capacitación
• Eliminar actividades y movimientos innecesarios para evitar cansancio 
• Definir el método de trabajo para que los ocupantes se conduzcan físicamente con la labor
• Seleccionar científicamente al trabajador de acuerdo con la tarea
• Eliminar todo lo que ocasione cansancio físico, acomodar los instrumentos a modo que se minimice el esfuerzo y se evite perder el tiempo 
• Establecer tiempos estándar
• Ofrecer incentivos salariales, premios de producción, para estimular la eficiencia
• Mejorar el ambiente físico de manera que la ventilación, iluminación y demás factores no ocasionen fatiga  

Dentro de las ventajas de este modelo encontramos: 

1. Contratación de empleados con calificaciones mínimas y bajos salarios
2. Estandarización de las actividades 
3. Facilidad en supervisión y control (permite mayor número de subordinados a cada jefe)
4. Reducción de costos de capacitación
5. Aplicación del principio de línea de ensamble 

Algunas desventajas son: 

1. Los puestos sencillos y repetitivos se vuelven monótonos, produciendo apatía, cansancio psicológico, desinterés por el trabajo ( produce mayor rotación del personal, ausentismo, lo cual genera costos)
2. Cuando existe una desmotivación, las personas tienden a concentrarse en  expectativas de mejores salarios y mejores condiciones de trabajo
3. Los tiempos actuales ofrecen mejor  educación y mayor información, lo que se traduce en la búsqueda de puestos significativos, los puestos cíclicos y rutinarios se vuelven indeseables. Además en esta era pos industrial existe una migración significativa hacia el área del sector de servicios. 

El modelo humanista para el diseño de puestos.

Surge en 1930 en oposición al modelo administrativo de la época, está fundamentado en la teoría de las relaciones humanas. Comienzan los estudios sobre liderazgo, motivación, comunicación y temas que hacen más énfasis en personas que en labores o estructura organizacional, se preocupa por las necesidades personales del individuo y elevar la moral de los colaboradores, creando una interacción entre alternos y subalternos, propiciando una participación activa de los colaboradores de todos los niveles.

 Entre las recomendaciones del modelo humanista hacia la gerencia están:

 

·         Crear y desarrollar a su grupo de trabajo conexo e integrado

·         Promover una atmósfera laboral psicológicamente amigable y cooperativa con independencia de la coordinación de trabajo

·         Incrementar las actividades del puesto por medio de la rotación del personal a puestos que guarden similitud e interacción con otras divisiones y departamentos.

Para el modelo Humanista factores como el descanso, las condiciones físicas de trabajo, la comodidad; son consideradas como medidas para incrementar sentido de importancia en el empleado y con ello acrecentar la satisfacción al desempeñar sus actividades.

Modelo Situacional para el diseño de puestos.

 
Depende de la adecuación del diseño del puesto basado en las variables: Diferencias individuales y labores específicas. Este enfoque es dinámico y cambiante, adecuándose siempre al desempeño individual mostrado.                

Desde este diseño hay 3 variables convergentes: la estructura de la organización, la labor y la persona que desempeña.

 

 Este modelo aprovecha

• Habilidades individuales como: autodirección, autocontrol, y
• Los objetivos individuales del empleado y gerente para generar motivación esperando que esto repercuta de manera indirecta en la mejora de los resultados de la organización.

Entre las ventajas que se esperan de este modelo encontramos:

Alto nivel motivacional en el trabajo

Desempeño de alta calidad

Elevada satisfacción

Reducción de ausentismo y rotación de personal

 

 

Existen 5 dimensiones dentro del diseño situacional.

1.        Variedad. Si el trabajo que se desempeña es variado, diverso y representa un desafío para el ocupante, permite desarrollar la creatividad e innovación del empleado.

2.       Autonomía. El colaborador tiene amplia libertad sobre su trabajo, puede programar y planear sus actividades, elije el método y equipo.

3.       Significado de la tarea.  Se conoce la repercusión e impacto de las tareas sobre los resultados del equipo y en la organización.

4.       Identificación con la tarea. Las tareas son dominadas por el empleado y tienen significado para él.

5.    Retroalimentación. El colaborador recibe información clara y puntual sobre los resultados y su desempeño.   

             

Estas 5 dimensiones propician condiciones que permiten al individuo desarrollar satisfacción al ejecutar sus tareas, lo proveen de motivación, dotándolo de herramientas que generan el desarrollo de habilidades y competencias, haciendo que el colaborador sienta responsabilidad sobre su labor, le brindan posibilidad de evaluar de manera autómata su desempeño y con ello adueñarse del puesto, gestionar sus competencias y evolucionar con el mismo.

Descripción de puestos.

Se ocupa por el contenido del puesto, “qué hace” el ocupante, “cómo” y el “por qué”. Las obligaciones y responsabilidades del puesto tienen una relación directa con la Descripción de puestos.; y las especificaciones de puestos detallan el listado de los requisitos que el ocupante debe cubrir de una manera objetiva y general.

Para describir un puesto se deben desglosar tanto las tareas como responsabilidades de una manera detallada como la periodicidad, métodos para el cumplimiento y objetivos de las tareas. 

El análisis de puestos y su objetivos

Sirve de base al reclutamiento y selección de personal, mediante la identificación de las necesidades de capacitación, definición de programas de capacitación, planeación de la fuerza de trabajo, evaluación de los puestos para fijar niveles salariales, proyección de equipamiento y métodos de trabajo. (Chiavenato,2011)

Se enfoca en estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades, y condiciones que el puesto demanda para ser ejecutado adecuadamente.

La estructura del análisis de puestos está conformada por 4 elementos:

Requisitos intelectuales del puesto: Escolaridad, experiencia, adaptabilidad, iniciativa y aptitudes requeridas.

Requisitos físicos: Esfuerzo físico requerido, concentración visual, destrezas o habilidades, complexión física requerida.

Responsabilidades que adquiere: Supervisión de personal, material, herramientas o equipo, dinero, títulos o documentos, relaciones internas y externas, información confidencial.

Condiciones de trabajo:  ambiente laboral, riesgos al desempeñar el trabajo.

Métodos para la descripción y análisis de puestos.

Observación directa. -  Se realiza durante el desempeño de las tareas del ocupante, es óptimo este método en operaciones manuales, de carácter sencillo y repetitivo. Sus ventajas son: veracidad de los datos, no requiere detener la ejecución de las tareas, presenta una correspondencia adecuada entre datos para conocer el “¿qué hace?”, “¿Cómo lo hace?” y “¿para qué lo hace?”.

Cuestionario. - Se realiza mediante la aplicación de una serie de preguntas por escrito al ocupante del puesto, el cuestionario debe ser redactado de manera que permita recolectar información útil mediante respuestas concretas.

Entrevista.- Resulta un método flexible y productivo que permite recabar información sobre aspectos del puesto, naturaleza y secuencia de las tareas, los “por qué” y “cuándo”, permite cruzar información entre puestos homólogos y encontrar diferencias, ofrece una interacción directa entre el empleado y el analista. Está basado en la comunicación verbal y contacto directo, los mecanismos de colaboración y participación.  Entre sus ventajas encontramos que los datos e información arrojada provienen de las personas que mejor conocen el puesto, nos permite aclarar dudas de primera mano, brinda mejor resultado de análisis por la obtención estandarizada y racional de los datos y es aplicable en todos los niveles y tipos de puesto.

Las etapas del análisis de puestos:

  

   a)      Etapa de planeación. Implica la planeación del trabajo para el análisis del puesto, mediante:

Determinación de puestos

Elaborar el organigrama de puestos

Elaborar cronograma de trabajo

Elegir los métodos de análisis

Seleccionar los factores de análisis para el estudio del puesto

Dimensionar los factores de análisis para estudio del puesto

Dimensionar los factores de especificación

Graduación de los factores de especificación

 

b)     Etapa de preparación. En ella se preparan los esquemas y materiales de trabajo :

Reclutamiento, selección y capacitación de los analistas que participarán

Preparación de los materiales de trabajo

Preparación del ambiente de trabajo (comunicación a los miembros involucrados)

Obtención de datos previos e información a considerar y analizar. 

    c)      Etapa de realización, en ésta se recopila toda la información y datos de los puestos a analizar y se redacta el análisis: 

Obtención de los datos de los puestos a través de los métodos elegidos.

Selección de los datos obtenidos.

Redacción provisional del análisis

Presentación de la redacción provisional del análisis

Presentación de la redacción provisional al superior para revisión.

Redacción definitiva del análisis del puesto.

Presentación de la redacción definitiva para aprobación

   

 Referencias:

Chiavenato, I. (2007) Administración de recursos humanos. El capital humano de las organizaciones. Subsistema de Organización de Recurso Humanos. McGraw-Hill. México. Pp 202-213.